很多人装了几十个效率工具，最后常用的还是那几个。问题不在工具本身，而在选择标准。
标准一：使用频率
每天都会用到的工具值得花时间学习；一年用两次的，掌握基本用法即可。判断方式是回顾最近一个月，看哪些软件自己主动打开过三次以上。
标准二：学习成本
把学习成本换算成时间：需要看几小时教程才能上手，是否值得。能用现成功能解决的事，不必专门装一个工具，尤其是一次性任务。
标准三：协作成本
自己用得再顺手，团队不用的工具也很难推进。协作场景优先选择大家都有的工具，例如WPS自带的表格与文档，避免出现只有你能打开的文件。
先看已有工具够不够
很多需求其实用WPS自带功能就能解决，只是不熟悉。动手装新工具之前，先花十分钟查一下现有软件是否支持，往往能省下一个安装与学习的过程。
精简现有清单
把桌面与开始菜单里的工具按使用频率排序，一个月没打开过的先卸载或移入归档目录。界面清爽之后，常用的几个更容易被看见，也更愿意使用。
避免同时用多个同类工具
两个笔记工具、三个待办清单同时用，结果是信息分散、哪里都不完整。同类工具保留一个，把所有内容集中过去，检索与维护都省事。
工具与流程的关系
先有流程，再选工具。流程没理清就上工具，往往是把混乱搬到了新软件里。用WPS办公，先把步骤定下来，再找能加速该步骤的工具。
常见误区
一是追新，看到推荐就装；二是把简单任务复杂化；三是工具之间数据不互通，反而增加搬运工作。三个误区都源于同一个问题：没想清楚要解决什么。
建立自己的工具清单
把常用工具、用途与使用场景写成一页清单，放在看得到的地方。用WPS文档维护这份清单，每季度更新一次，工具使用会越来越有章法。
把工具与场景对应起来
清单里除了工具名，再写一行它解决的问题，例如批量改文件名、快速记录待办。场景清楚之后，遇到任务会自然想起该用哪个工具，而不是在桌面上逐个试。
定期回顾
每半年回顾一次：哪些工具真正节省了时间，哪些只是占地方。经过几轮筛选，留下的都是贴合自己工作方式的工具，效率提升也更实在。
