文件层面的动作看起来简单，但每天重复次数最多，因此细心设计一下也值得。
新建与打开
新建与打开都有快捷组合，打开最近使用的文件也有入口。频繁处理同类材料时，从最近文件列表进入比逐层找目录快。
保存与另存为
保存用于随时落盘，另存为用于阶段留档。写长文档时每天结束前另存一份带日期的副本，是最省心的备份方式。
导出为PDF
导出功能有快捷入口。对外发送前导出 PDF 固定版面，同时保留源文件用于后续修改。两者一起归档，日后核对很方便。
打印与预览
打印与打印预览都有快捷键。正式材料先预览再打印，确认分页与页边距无误，避免整批重打。这个动作只花一分钟，却能省下不少纸。
关闭与退出
关闭当前文档与退出程序有区别，前者只关一份文件。多文档并行处理时，注意区分，避免误关还未保存的内容。
撤销与恢复在文件层的边界
关闭文件后撤销历史清空，误操作只能靠副本恢复。因此重要节点另存副本的习惯，比依赖撤销更可靠。
版本命名规则
文件名带上内容、日期与版本，例如方案与日期。收到多份文件时一眼能分辨新旧，也便于按时间排序归档。
云端与本地配合
重要材料同时保存在云端与本地。云端提供版本历史，本地提供离线可用性。两者互补，任何一方出问题都不至于丢失内容。
常见失误
覆盖保存导致旧版丢失、忘记导出 PDF 导致对方看到跑版、关闭时没保存，这三类问题在文件层面最常见。用WPS处理日常材料，把保存与导出纳入固定流程即可避免。
建立自己的一套收尾动作
保存、导出、检查、发送四个动作按固定顺序执行，用键盘完成。这套收尾动作建立之后，不会再出现忘记导出或忘记保存的情况。
文件命名的一致性
文件名写清内容与日期，并保持同一套命名习惯。文件积累到几百份时，命名一致性带来的检索效率会非常明显。
交付方式的确认
对方需要编辑就发原文件，只需要查看就发 PDF，两者都发则注明用途。这个判断在每次交付前只要几秒，却能减少很多来回沟通。
把动作串成流程
写完之后按顺序执行：保存、导出 PDF、检查一遍、发送。整套流程都可以用键盘完成，速度稳定，也不容易漏步骤。
