每次写材料都从空白页开始，等于每次都要重新搭骨架，时间就这样被消耗掉了。
模板解决结构问题
报告、方案、通知、汇报各有固定结构。把这些结构做成模板，写作时只需填内容。结构固定后，读者也更容易在不同材料之间找到相同信息。
素材解决内容问题
常用图表、示意图、表格样式、表述句式，都可以整理成素材，需要时取用。素材积累得越多，从零开始的次数就越少。
模板的分类方式
按材料类型分一级目录，按用途或部门分二级目录。目录不宜太深，两层基本够用。太深的结构反而让人不愿整理，最后又变成随意堆放。
命名规则
模板文件名写清用途与版本，素材文件写清内容与来源。命名统一后，检索与替换都方便，也不会误用过期版本。
素材的整理要点
图片统一转成常用格式，图表注明口径与适用场景，文字素材注明出处。整理时多花一分钟，使用时能省十分钟。
更新机制
每季度检查一次模板与素材：哪些已经过时、哪些需要补充字段、哪些从未使用过。及时清理，库才不会越积越乱。
版本控制
模板结构变化时另存新版本并注明日期，旧版归档保留。历史材料需要对应该版本的口径时，能找到依据，这一点在长期归档中很重要。
团队共用
把模板与素材放在共享目录，指定一位维护人。团队共用一套模板，出稿风格自然统一，新人上手也更快，整体协作效率明显提升。
使用习惯
写新材料时先看模板目录，再从素材库取内容。用WPS办公，这两个动作固定下来，开工的准备时间会缩短很多。
从已完成材料中提炼模板
把一份评价不错的材料去掉具体内容，剩下的结构就是模板。这种方式比凭空设计模板更贴合实际，也更容易被团队接受。
素材来源要注明
图表与文字素材注明来源与口径，日后引用时不必重新确认。用WPS办公，素材可追溯能显著降低误用风险。
模板里写一句使用说明
在模板首行或说明页写清适用场景与填写要点，使用者不必猜测。用WPS办公，模板加说明的组合能显著降低沟通成本。
从三个模板开始
不必一次建几十个模板。先做最常用的三个：周报、方案、汇报。用顺之后再逐步扩展，积累过程本身就是效率提升的过程。
