工作中大量信息是临时出现的：电话里提到的事、会议中想到的点、聊天里冒出的需求。没有收集入口，很容易就忘了。
准备一个统一入口
便签工具或待办清单都可以，关键是只有一个。入口越多，信息越分散，最后哪里都不完整。
先记后理
记录时只求快，不必分类也不必写完整。整理放在固定时间做，例如每天下班前五分钟。记的时候想着分类，反而会降低记录的意愿。
整理的动作
把便签内容分成三类：需要立刻做的、需要安排的、仅供参考的。前两类进入待办清单，第三类移入资料文件或直接删除。
待办清单的字段
事项、截止日期、状态、备注。四项足够。事项写具体动作，例如发送报价单，比写联系客户更容易执行。
与表格的分工
便签负责临时信息，表格负责长期跟踪。项目类任务整理进WPS表格，日常琐事留在待办清单里，两者不混用，检索也更清楚。
清理节奏
每天清一次收件区，每周清一次清单。未完成的事项重新判断优先级，不再需要的直接删掉。清单长期不清，会变成无效信息的堆积。
提醒的设置
时间敏感的事设置提醒，其他靠每天查看清单即可。提醒过多会让人麻木，只给真正会被忘掉的事情设置提醒。
常见问题
记录入口太多、只记不整理、清单里全是模糊事项。三个问题都会让工具失效，解决办法是统一入口、固定整理时间、把事项写成具体动作。
把方法固定下来
把收集与整理的规则写成两三句话贴在桌边，坚持两周就能形成习惯。用WPS办公，这套方法不需要复杂工具，却显著减少遗漏。
把长期事项转进表格
需要跨周跟踪的事项，从便签转进WPS表格，记录负责人与时间。便签适合临时信息，长期跟踪放在表格里更清楚，也不容易丢。
每天结束时花五分钟
下班前五分钟整理当天记录，把需要跟进的转入清单，其余清空。第二天打开时界面干净，注意力也更容易集中。
给清单设置查看位置
把待办清单放在每天都会看到的位置，例如云文档首页或桌面固定区域。看不到的清单等于不存在，位置决定了它是否真正被使用。
长期收益
信息有入口、有归宿之后，脑子可以腾出来处理真正需要思考的事。这种轻松感是坚持使用任何工具最重要的动力。
